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So konvertieren Sie eine Excel-Tabelle in eine Kontaktliste

admin, · Kategorien: Outlook

Konvertieren einer Excel-Datei in eine SharePoint Business Kontaktliste

Als Unternehmer interagieren Sie wahrscheinlich täglich mit mehreren Kontaktlisten. Diese Listen mit Kunden- oder Kundeninformationen können sich in Outlook, auf einem Mobiltelefon oder sogar in einer Online-Kalenderanwendung befinden. Ihre Excel-Tabellen können Kontaktinformationen enthalten, die Sie in einer dieser Anwendungen und kontaktliste excel vorlage speichern möchten. Durch die Konfiguration Ihrer Kalkulationstabelle können Sie diese in eine kommagetrennte Kontaktliste konvertieren, die von anderen Anwendungen geladen werden kann.

So konvertieren Sie eine Excel-Tabelle in eine Kontaktliste

Vorbereitung der Tabellenkalkulation

  1. Starten Sie Excel und öffnen Sie Ihre Tabellenkalkulation, die Kontaktinformationen enthält. Eine typische Kalkulationstabelle mit diesen Informationen enthält mehrere Spalten, die jeden Kontakt identifizieren. „Name,“ „E-Mail-Adresse“ und „Telefonnummer“ sind gängige Spaltenüberschriften.2.
  2. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu, falls keine vorhanden sind. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer links neben der ersten Zelle der Kalkulationstabelle und wählen Sie „Einfügen“. Excel fügt eine neue Zeile oben in der Kalkulationstabelle hinzu. Geben Sie Überschriften in jede der Zellen der Zeile ein. Jede Spaltenüberschrift sollte die Daten der Spalte beschreiben. Sie können beispielsweise eine Überschrift „Zip“ nennen, wenn die Spalte Postleitzahlen enthält.
  3. Blenden Sie Spalten, die Sie nicht in der Kontaktliste sehen möchten, aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und „Ausblenden“ wählen. Mehrere Spalten ausblenden, indem Sie die Taste „Shift“ gedrückt halten und auf die gewünschten Spaltenüberschriften klicken, um sie zu markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Spaltenüberschrift und wählen Sie „Ausblenden“, um sie alle auszublenden.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Tabellenkalkulationszellen alle Informationen enthalten, die Sie in Ihrer Kontaktliste benötigen. Suchen Sie nach leeren Zellen und fügen Sie die Informationen hinzu, wenn Sie sie haben.
  5. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, die den Namen des Kontakts enthält, und dann auf die Registerkarte „Home“ der Multifunktionsleiste. Klicken Sie auf „Sortieren & Filtern“, dann auf „A bis Z“, um die Zeilen in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.
  6. Ordnen Sie die Spalten bei Bedarf neu an. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass eine Spalte „Telefonnummer“ vor einer Spalte „E-Mail-Adresse“ angezeigt wird, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, die Sie verschieben möchten, um die Spalte zu markieren. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand der Spalte, bis er sich in einen Pfeil verwandelt. Halten Sie Ihre „Shift“-Taste gedrückt und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Stelle.

Kontaktliste erstellen

  1. Klicken Sie auf’Datei‘, dann auf „Speichern unter“.
  2. Geben Sie im Textfeld „Dateiname“ einen Namen für die Kontaktliste ein. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Save as Type“ und wählen Sie „Microsoft Excel 5.0/95 Workbook (*xls)“. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei als eine weitere Excel-Tabelle zu speichern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie später zur Tabellenkalkulation zurückkehren und bei Bedarf aktualisieren können.
  3. Klicken Sie erneut auf „Datei“ und klicken Sie auf „Speichern unter“, um das Fenster „Speichern unter“ wieder zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Save As Type“ und wählen Sie „CSV (Comma Delimited) (*.csv). Klicken Sie auf „Speichern“. Excel speichert die Kalkulationstabelle als kommagetrennte Datei.
  5. Öffnen Sie den Windows Explorer und suchen Sie die Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um ein Menü mit Optionen anzuzeigen. Halten Sie Ihre Maus über die Option „Öffnen mit“ und klicken Sie auf „Notepad“, um die Datei in Notepad zu öffnen. Sie sehen die Werte aus Ihrer Kalkulationstabelle. Kommas trennen jeden Wert, der in einer Zeile erscheint.

Tipps und Tricks

Importieren Sie Ihre kommagetrennte Datei als Kontaktliste in die gewünschte Anwendung. Lesen Sie die Dokumentation Ihrer Anwendung, um zu erfahren, wie Sie diese Aufgabe ausführen können.
Sie können Änderungen direkt an der kommagetrennten Datei vornehmen, indem Sie die Informationen in Notepad bearbeiten. Sie haben auch die Möglichkeit, die gespeicherte Kalkulationstabelle wieder zu öffnen, Ihre Änderungen in Excel vorzunehmen und eine neue kommagetrennte Datei zu erstellen.